润滑油招商会之运筹：信息发布会场布置

概述：招商会是一门集公关、宣传、造势为一体的综合学科，涉及到公司的很多部门，职责和分工的细化是招商会成功的基础：1、信息发布发布时间：发布时间不能与会议时间相距太久，也不能太近。一般定在招商会前半月左右发布，要做到意向者在看到广告后我们有充分的时间沟通、邀约、准备，如果太早客户反而容易遗忘，区域性的招商会…

招商会是一门集公关、宣传、造势为一体的综合学科，涉及到公司的很多部门，职责和分工的细化是招商会成功的基础：
1、信息发布
发布时间：发布时间不能与会议时间相距太久，也不能太近。一般定在招商会前半月左右发布，要做到意向者在看到广告后我们有充分的时间沟通、邀约、准备，如果太早客户反而容易遗忘，区域性的招商会提前10天左右即可。
发布内容：突出优势和重点，言简意赅，有限的空间说清楚有限的诉求，时间地点参加什么样的一个项目，来参加有何好处就足够了，当然不要缺少了组织者的个人二维码。
发布形式：官网、官微是主阵地，以前用H5，太繁琐，用表单会更方便，还能一键汇总成表格，另外，把招商内容做成图片，方便朋友圈转发。
2、会场选择
交通便利：便利的交通可为参会者和举办者减少很多麻烦，最好在地铁口，并方便私家车出入停放；
比较知名：会场不一定要有特别高的档次，但一定要在当地小有名气；有时候特别高的档次反而会起到反作用，因为投资者越来越明白羊毛出在羊身上的道理，四星级或准五星比较好。
会场硬件：具备同时开会、住宿、就餐的条件，最好在同一栋大楼，而不是分散开会，避免走错或难以寻觅；如果是几十人的会议，挑高不要超过4米，会场越大，挑高也最好高一些，避免压抑；卫生间不能离会场太远，不然会给来宾造成诸多不便。
住宿要求：如果有住宿需求，以双人标间为主，避免无窗房间；与酒店楼层或总台服务人员事选沟通好每日几点定时拔打叫醒电话/用餐电话/课前通知；避免分散住宿，所有房间要集中安排。
就餐要求：午餐尽可能自助式，方便交流或部分人休息；如果有晚宴则安排桌餐，但不要配白酒，容易出事，最好是红酒、饮料、汽水、乳品。
3、会场布置
签到处：一楼最好有引导水牌，如果会议是当天举办，签到处或接待处最好在一楼，如果会议时间是两天的话，可以签到处放在会场门口，免得增加人手，还要来回搬运物品。
签到墙：根据参会人员数量来确定大小，百人以内3-4米宽即可，高度要和酒店确认，可以用易企秀制作，今后可以重复使用。
桌椅摆放：用课桌式比较好，便于记录、翻阅资料；如果人员少，可以采用U字型，不推荐鱼鳞式，哪种坐起来很不舒服。
横幅展架：一般悬挂在会场后面，如果前面有位置的话，也可以悬挂，大会场可以在两侧悬挂，并在两侧摆放展架、货架。
茶歇点心：放会场后部，便于客户取用，也可以把产品摆放在后部，方便观摩，茶歇一般选用咖啡、袋装茶叶，点心可以选萨琪玛、饼干、小面包，水果用香蕉、圣女果、葡萄即可。
4、费用结算
所有费用有专人负责和一人签字负责制，最好又签到处的人负责，避免领导有各种事情不在现场，难以找到。酒水、房间添加一定要责任人确认，避免嘉宾自行索要。
房间再晚上8点前核对，看是否有空缺；自助、餐饮数量、金额即使核算签单。
如果有旅游安排，一定要提前确认，最好再建个微信群，好及时通知，也可以把会议图片、旅游合影分享给大家。
5、来宾接待
销售对接人员要及时填写表单，了解客户参会形式，是自驾还是高铁，抵达站点、时间，给客户发酒店定位，并发送酒店名字、电话，便于安排路线。
如安排接站，则告诉客户接站人员电话，接送人员凭接站名单确认，最好穿工作服并制作接站牌，写上：某某某公司招商会接站处。现在交通便利，很多企业招商不再安排接站，当然，可以给客户发一个打车红包，一般发50比较好。
招商会第二天，最好安排个小型游玩，这样，可以边玩边聊天，更容易拉进举例，中午可以吃个便餐，客户走的时候，安排大巴送到高铁站或就近的地铁站，让客户高高兴兴的回程。