客户在哪里就去哪里,7月5-6日润滑油厂商对接会500+嘉宾有约
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    润滑油招商会之:工作流程及会场秩序

    2024.02.19 | 润道 | 1400次围观

    招商会就像踢足球,是个整体运动,但经常出现三个和尚没水喝的现象,因为大家都有个依靠,工作交叉的地方又很多,分工很重要,也就是会议的总指挥至关重要,而他的重要就体现在分工的科学把控和过程查漏补缺。
    1、工作流程:确定会场后,每个人的职责和工作范畴列出明细,比如接待有哪些动作,会场要做什么等,这样就不会出现忙中出错。
    会议物资明细表上要列明存放地点,尤其是礼品数量、产品展示等,都要安排好,尤其电脑、摄像、文档等都要检查。
    会务组房间外,最好安排一个专门与客户沟通的房间,方便公司领导层和客户单独沟通或小聚,也方便会务组开碰头会。
    客户提出的问题在第一时间解决,即使不是自己的业务范围,也不能说你去找某某,而是帮客户联系后,带客户找或请人过来,解决不了的要向上级反映,不能隐瞒不报或越权处理。
    润滑油招商会之:工作流程及会场秩序
    建立会务组群,不要设置成免于提醒;参会的客户和接待小组也建个群,方便联系沟通,也能及时传递信息。
    2、会议签到:签到登记处环境整洁,便于来宾登记,不要摆放无关物品,比如矿泉水、快餐盒、充电宝什么的,礼品、资料袋等放在桌子下面,或背景墙后面。
    来宾到达时热情接待,最好用电脑来签到登记,可以问客户手机号后四位,方便查询,备注上房间号,便于有急事联系。
    发放资料袋是,要说明里面装的内容,尤其是嘱咐让其观看《会议须知》,不明处在微信群或给对应的销售发消息。
    客户要由销售负责将来宾送入客房,主动帮助来宾提行李,如客房内已有客人要主动做介绍,客户如果还没有用餐,最好安排外卖,这样,就可以在等待是时间里,把会议内容尤其是订货政策提前告知,正确达成意向。
    接待处人员轮流用餐,确保岗位始终有人,在登记工作较少的情况下可以考虑轮流休息,确保旺盛的工作精力。
    3、接站流程:检查接站所用物品:接站牌、《接站人员一览表》等,客户抵达前10分钟左右给客户发信息确认,告知客户接站位置。
    如出现晚点应耐心等候,在无接任务时注意自行安排休息,但是要保证随叫随到,接到来宾应热情主动的协助其提行李,合理安排行车路线,如遇塞车现象应及时向会务组反映情况、若客人要求办私事或去其他地点,要告知会务组。
    4、会场安排:在会议前一天检测会场设备:麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、白板笔、灯光、音响、空调等,如果是下午的会议,上午就要检测。
    预留摄像机位,一般在主席台的正对面,尽量减少人员走动对摄像效果的影响。
    安排来宾从前向后坐,如来宾中有熟人,可将其穿插安排在每排中间,帮助我方调节会议气氛,如:带头鼓掌,向授课人点头示意等。
    如果是冬天要安排热水,可以放在会场后部,夏天,摆放矿泉水即可,尽量不要让服务员提供茶水,走动倒水影响授课人的情绪和聆听效果。
    中场期间或下午,人们疲劳容易瞌睡,可以安排抽奖活动,或互动提问。
    5、分享内容:会前10天准备好授课内容,期间需要修改订正要及时跟新,可以用同步软件或共享文档,每次更改都注明时间,避免错误。
    课件要提前2天把交给会务组,现场看是否有问题,比如切换、色差上是否有问题,也要看激光笔是否有电,按键是否准确。
    电脑也需测试音响,最好配转换接口,上网是否流畅。有条件的情况下做遍彩排演练,确保授课无误。
    授课前充分休息,调整状态,保证最佳授课状态。如果要特约嘉宾,一定要提前一天抵达,避免当天来了就分享,疲惫状态下会词不达意。
    在熟练后,一场招商会基本就这几个人:财务收银1人,主持内勤1人,接待签到2人可以由销售兼职,机动人员则是领导和相关销售,费用可控。


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    标签: 招商培训
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